Cómo crear un tablero Kanban en Notion

Crear un tablero Kanban en Notion no podría ser más fácil, pero antes de sumergirnos en el cómo, primero debemos tocar el por qué. Aquí encontrarás todo lo que necesita saber sobre los tableros Kanban, incluido cómo crear un tablero Kanban en Notion.

¿Qué es un tablero Kanban?

Presentado por un ingeniero industrial japonés, un tablero Kanban es una herramienta de gestión de productos sencilla que tiene como objetivo organizar las tareas en curso, y por lo tanto, maximizar la eficiencia al hacer visibles todas las tareas principales de un vistazo.

Representan una forma de dividir una tarea grande en trozos pequeños que ayudarán a realizarla. Puedes administrar estas tareas, asignando plazos razonables a cada una, para conseguir ser más productivos.

Tradicionalmente, constan de tres columnas:  PendientesEn progreso Hechas. La primera, un vertedero para todas las tareas previstas; la del medio, un registro de lo que se está trabajando; y la última, un caché de todo lo que se ha completado.

Cómo crear un tablero Kanban en Notion

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La creación de un tablero Kanban en Notion se puede realizar con solo un par de clics.

Como dijimos anteriormente, crear un tablero Kanban en Notion es fácil. Simplemente selecciona ‘Add a page‘ (icono de +) en la barra lateral, elige ‘Board‘ en el menú ‘Database’. En las nuevas versiones de Notion tendrás que crear una base de datos relacionada con esta vista. Simplemente introduce el nombre que le quieras poner y se te mostrará el tablero. Luego cambia el nombre de la primera columna a ‘Tareas pendientes‘ o «To-do». Eso es realmente todo lo que hay que hacer. En serio.

Ahora, abordemos el problema de siempre: la columna ‘No status’. Si bien esto podría ser útil para algunos, la mayoría de las personas inevitablemente querrán eliminarla, y puedes hacerlo haciendo clic en los tres puntos horizontales y seleccionando ‘Hide‘.

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Oculta la columna ‘No status’ para obtener la experiencia de tablero Kanban más tradicional.

Si buscabas crear un tablero Kanban tradicional en Notion, misión cumplida. Sin embargo, hay algo que puedes hacer para modernizar el flujo de trabajo:asignar propiedades adicionales a cada tarjeta.

Esto es realmente tan amplio como parece. Puedes optar por agregar cualquier cosa, desde una casilla de verificación hasta un archivo, en cada tarjeta. Con el fin de optimizar el flujo de trabajo y aumentar la responsabilidad, recomendamos: ‘Fecha límite’ y ‘Proyecto’.

Agregar estos es fácil. Simplemente abrr una tarjeta en tu tablero Kanban, luego selecciona ‘Add a property‘. A continuación, asigna un nombre a la propiedad y luego selecciona el tipo de propiedad. Sería Date para ‘Fecha límite’ y ‘Multi-select‘ para ‘Proyecto’.

Create Property

Al agregar una opción de ‘Proyecto’ te permitirá administrar múltiples proyectos desde un tablero Kanban, eliminando el antiguo problema de tener demasiados recursos almacenados en demasiadas ubicaciones diferentes para ser eficiente.

El paso final es indicarle a Notion que muestre esta nueva información en el tablero Kanban en sí, en lugar de reservarla para la tarjeta; simplemente selecciona ‘Properties‘ en la barra de navegación, luego desliza los botones correspondientes a ‘ON‘.

Properties
No olvide configurar sus nuevas propiedades para que aparezcan en su tablero Kanban.

Puedes filtrar por Proyectos dentro del Tablero Kanban e incluso tenerlo predeterminado para mostrar solo uno si solo necesitas enfocarte en un elemento por ahora, pero como están todos almacenados en un lugar, tienes una vista de alto nivel en caso de que lo necesites.

También recomendamos configurar el tablero Kanban para ordenar por fecha límite de forma predeterminada. Para hacer esto, selecciona ‘Sort‘ en la barra de navegación en su tablero Kanban, seguido de ‘Add a sort‘. A continuación, cambia la propiedad a ‘Fecha límite ‘, luego haz clic en la página.

Change Sort
Configure su tablero Kanban para ordenar por fecha límite para un flujo máximo.

La belleza de un tablero Kanban es que es tan único como la persona que lo hizo. Si lo que buscas es una experiencia básica, puedes lograrlo, y si necesitas algo más complejo con múltiples propiedades, también puedes hacerlo.

¿Debería crear un tablero Kanban en Notion?

Si tiene sentido para tu flujo de trabajo, absolutamente sí. Recuerda: el objetivo de un tablero Kanban es maximizar la eficiencia. Dale una oportunidad. Si no funciona o no te sientes cómodo, o te está frenando, prueba con otra cosa. No hay nada de malo en experimentar.

¿Atascado? Utiliza nuestra plantilla de tablero Kanban

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¿No puedes crear tu tablero Kanban? Tienes suerte: hemos creado una plantilla de tablero Kanban para Notion que puedes instalar en tu propio espacio de trabajo en un instante. Todo lo que necesitas hacer es realizar los cambios relevantes para adaptar la experiencia a tus necesidades.

Solo recuerda que esto es una plantilla. Si bien tienes la opción de seguirla a ciegas, también tienes la opción de modificarla ajustando el flujo de trabajo, agregando diferentes vistas y filtros, e incluso reduciéndola aún más.

Daniel Sosa

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